Normativa fiscal y contable con respecto a la documentación que debes conservar. Existen varias normas que nos indican qué tiempo debe conservarse toda la documentación y justificantes contables que se generan en una empresa como consecuencia de su actividad desde un punto de vista contable y fiscal.

• Código de Comercio, según el artículo 30 “Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”.
• Ley General Tributaria, a efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros y soportes documentales, incluyendo los programas y archivos informáticos, deben conservarse al menos durante el periodo de 4 años en que la Administración tiene derecho a realizar comprobación desde la fecha de fin de periodo de presentación.

Por otro lado, debemos advertir que la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, para las operaciones que están sujetas a dicha Ley, también establece un plazo de conservación de la documentación de 10 años desde el cese de la relación de ese negocio susceptible de estar sujeto a dicha Ley.

Además, desde el punto de vista del ámbito fiscal, tenemos que señalar dos excepciones a la obligación fiscal de conservación de la documentación por periodo de 4 años (cinco años por los plazos de presentación):

1. Bases negativas del impuesto sobre sociedades: Cuando se generen bases negativas en el impuesto sobre sociedades, se ha de conservar la documentación de dicho ejercicio hasta el año donde se realiza su total compensación, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base negativa.
2. Facturas de inmovilizado. Se deben conservar las facturas de adquisición de inmovilizado durante todos los ejercicios en los que existan gastos de amortización, más los 4 años de prescripción desde que se termina de amortizar dicho inmovilizado.

CÓDIGO PENAL

Por último, hacemos referencia a la entrada en vigor de la Ley 7/2012 que introduce en el Código Penal un nuevo tipo agravado para los delitos fiscales más graves con una pena máxima de 6 años. Se consideran delitos fiscales graves los siguientes:

• Cuantía defraudada supera los 600.000 euros.
• Cuando se realicen actividades mediante interposición de personas, o en territorios que oculten o dificulten la identidad del verdadero obligado tributario.
• Fraude por organización o grupo criminal. El tipo agravado de los delitos fiscales hace recomendable guardar toda la documentación contable que tengamos durante 10 años ya que la podrían exigir en un proceso penal.