Gestionamos nuestra empresa con el software Sage Despachos Profesionales

Gestionamos nuestra empresa con el software Sage Despachos Profesionales

GM CONSULTING EMPRESARIAL es consciente de la importancia de la tecnología en la gestión integral del Despacho Profesional. Todo ello está permitiendo poder ofrecer un seguimiento y control exhaustivo de todos los expediente y, por tanto, ofrecer garantía de nuestros servicios profesionales. Preguntamos a José Pedro Martín Escolar, Socio director de GM Consulting Empresarial, sobre el funcionamiento tecnológico de la empresa:

¿Tenía otras soluciones de gestión antes de optar por Sage? ¿De qué manera gestionaba su negocio? ¿Qué carencias o necesidades tenía la compañía en materia de gestión empresarial? ¿Qué necesidades concretas puede demandar un negocio dedicado a la consultoría empresarial?

La primera aplicación informática utilizada fue Contaplus y Nominaplus para poder gestionar la contabilidad y las nóminas de los clientes. Sabíamos que necesitabamos una herramienta que nos permitiera la gestión integral del Despacho Profesional pero las dificultades financieras normales de una empresa joven hacía que tuvieramos que invertir a corto plazo en una herramienta más económica.

En un principio, la gestión del despacho a nivel interno se llevó a cabo a través del Microsoft Outlook para los correos electrónicos, y con plantillas de Microsoft Word y Excel para el resto. Al poco tiempo de consolidar el proyecto, teníamos claro que para ser competitivos y poder marcar la diferencia con el resto de asesorías necesitabamos un software que nos permitiera una gestión integral, entendiendo la gestión integral como una herramienta que pudiera enlazar las diferentes áreas de la empresa y centralizar toda la información de la empresa.

La primera decisión importante fue invertir en todos los módulos de Logic Win (Contabilidad, Estimaciones, Analítica, gestión profesional, gestión de clientes, inmovilizados, impresos oficiales, Impuesto de Sociedades, Impuesto de la Declaración de la Renta, LOPD y Portal del Asesor). Se logró ganar una gran efectividad en el servicio, pero todavía teníamos muchos problemas de gestión, por ello se abrió una linea de estudio enfocada en conseguir un despacho muy protocolizado, donde todas las operaciones de gestión interna estuvieran previamente diseñadas.

Las necesidades principales de una consultoría jurídica es la gestión documental y destacaría de forma primordial la importancia de la gestión y control de todos los expedientes (actividades realizadas, suplidos, ofertas, notas de cargo, fechas…). Actualmente tenemos creado un protocolo muy concreto y exhaustivo de llevar a cabo los expedientes.

Descripción concreta de la solución adquirida, ¿qué módulos tiene contratados?

La solución tecnológica actual es SAGE DESPACHOS PROFESIONALES, utilizándose todos sus módulos (Contabilidad, Analítica, Activos Fijos, Minutación, Contratos, Expedientes,Tareas, CRM Comercial y CRM Marketing, Gestión Documental, Laboral, Centro de Información y Obligaciones Legales).

 ¿Por qué solución optaron de Sage? ¿Por qué de Sage y no de otro fabricante?

Hemos realizado una inversión económica bastante importante en SAGE, principalmente porque es una empresa consolidada, que cuenta con un equipo profesional muy amplio, con presencia en más de 50 países, y todo ello te ofrece una seguridad de continuidad en el futuro, añadiendo la compatibilidad y conexión entre los diferentes software de los cuales es propietario SAGE.

 Si es posible, comente cuál fue la inversión realizada en este proyecto.

 En el cambio de aplicación de LOGIC WIN a SAGE LOGIC CLASS se invirtieron cerca de 22.000,00 € que fueron financiados mediante una línea ICO.

¿Cuál ha sido el tiempo de implantación? Fases del proceso y desarrollo de cada una. ¿Cuánto tiempo la llevan utilizando? ¿Cuántos usuarios se han beneficiado?

Para el éxito de la implantación de un ERP es necesario contar con un director de proyecto que se involucre de manera total con el proyecto. Dicha persona debe tener experiencia en la gestión del despacho profesional y tener cierta capacidad creativa y de visión empresarial. El proyecto de implantación ha tardado aproximadamente dos años, con ello hemos conseguido sacar la màxima rentabilidad al software, aunque realmente estariamos utilizando el 80% de la aplicación.

Con dicha implantación se han beneficiado todos los usuarios de GM CONSULTING EMPRESARIAL.

¿Ha contado con el apoyo de algún integrador? ¿Quién es y qué papel ha jugado? (consultoría, servicios, formación, soporte,…)

El liderazgo del proyecto ha sido llevado a cabo por José Pedro Martín Escolar, socio director de GM CONSULTING EMPRESARIAL, que cuenta con amplia experiencia en el asesoramiento empresarial, además de ciertos conocimientos informático y de gestión empresarial.

¿Sobre qué infraestructura de TI trabaja la solución de Sage?

La base de datos de SAGE DESPACHO PROFESIONALES actúa bajo sentencia SQL.

¿Cuáles son los principales beneficios que han obtenido tras la implantación?

Los beneficios son múltiples, destacando de manera primordial la rapidez y eficacia en la gestión diaria del despacho, simplificando todos los procesos administrativos.

¿Tienen previsto ampliar la colaboración con Sage adquiriendo alguna otra de sus soluciones en el futuro?

El siguiente paso será la inversión en un nuevo módulo denominado SPA (Servicio Plataforma Asesoría), se trata de una plataforma de comunicación online con los clientes. Una plataforma pensada para evitar la acumulación de papeles y reducir los tiempos de procesamiento de la documentación, mejorando así el servicio ofrecido, con ello queremos lograr:

– Mayor valor para el cliente.

– Agiliza las tareas más tediosas que no aportan valor.

– Fácil navegación.

Pero los beneficios para el cliente son:

  • Mayor control de la información. Tendrá el control diario de todos sus ingresos y gastos, además de tener la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet.
  • Ahorra tiempo y trabajo. Si posee una aplicación Sage, podrá sincronizar sus datos con los de tu aplicación, además con SPA podrá intercambiar y almacenar documentos contables, laborales y tributarios y ya no tendrá la necesidad de desplazarse a tu asesoría para realizar determinadas gestiones que ni para el cliente, ni para nosotros, aportan valor.
  • Comunicación directa. Tu cliente podrá comunicarse contigo y realizar consultas a cualquier hora del día a través del servicio de Chat que SPA pone a su disposición. Él realiza una consulta y tú la resuelves cuando puedas.
  • Confidencialidad y seguridad de su información. Completa seguridad de sus datos, gracias al sistema de encriptación de ficheros que posee la plataforma.
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2012-09-06T00:48:02+00:0006/09/2012|Noticias Corporativas|
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