Las principales obligaciones mercantiles de las sociedades limitadas son la legalización de libros así como el depósito y la aprobación de Cuentas Anuales.

A continuación analizaremos la forma y plazos de estas obligaciones. Desde GM Consulting nos ponemos a su disposición para desgranar cualquier duda o aclaración sobre dicho tema.

Libros contables y mercantiles obligatorios

La normativa mercantil, obliga a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa y necesariamente ha de llevar un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario (LIBROS CONTABLES), además de los Libros de Actas y Libros de Socios (LIBROS MERCANTILES):

  • Libro Diario: Donde se registran día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
  • Libro Inventario y Cuentas Anuales: Se abre con el balance inicial detallado de la empresa y, al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación y el inventario de cierre de ejercicio y las Cuentas Anuales.
  • Libro de Actas: en los que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones
  • Libro Socios: Donde se registrará la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la sociedad.
  • Libro de Contratos: En el caso de Sociedades Limitadas Unipersonales que al tener un único socio, debe registrar los acuerdos con éste.

¿Cuál es el plazo para su presentación?

Los libros contables (Libro Inventario y Cuentas Anuales) deberán presentarse dentro del plazo de los cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social. Por ejemplo, para ejercicios cerrados a 31 de diciembre, la presentación comienza el 2 de enero hasta el 30 de abril.

Todos los libros se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil por vía telemática dentro del plazo comentado.

Cuentas anuales

Las cuentas anuales han de presentarse anualmente en el Registro donde la Sociedad tenga su domicilio social.

Deberán formularse en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social y aprobarse por Junta General dentro de los seis primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio.

El plazo máximo del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil para que las Cuentas vayan dentro de plazo es de 30 días después de la Aprobación de las Cuentas por la Junta General de la Entidad.

En un ejercicio natural desde el 1 de enero al 31 de diciembre, los plazos limites serían:

  • 31-03 Formulación de las cuentas por los Administradores de la Sociedad.
  • 30-06 Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General de la Entidad,
  • 30-07 Deposito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Las Cuentas Anuales, que estarán comprendidas por: El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambio en el patrimonio neto (ECPN), un estado de flujos de efectivo (EFE), y la memoria.

Balance. En el queda expreso el Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto de la compañía.

Cuenta de perdida y ganancias. Los beneficios económicos generados por el negocio segmentado según explotación, finanzas y operaciones realizadas.

ECPN. Es la parte en la que la empresa refleja su estado patrimonial.

EFE. Se refleja la liquidez del negocio y los cambios monetarios.

Memoria. Cierra las Cuentas Anuales, y es donde se explica cualquier estado financiero de una empresa que no se haya contemplado en los apartados anteriores.

Además sin formar parte del las cuentas anuales en algunos supuestos debe de presentarse el Informe de Gestión hecho por los administradores y el informe de auditoría realizado por los auditores de la sociedad, así como el Informe de Autocartera( movimientos sobre acciones propias) y la Página de Impacto Medioambiental, estos dos últimos informes son de inclusión obligatoria para que el registro acepte las cuentas.

Y el informe de auditoría es obligatorio cuando superen los límites establecidos en la Ley de Sociedades de Capital. Para quedar obligados esos límites deben de ser superados durante dos ejercicios consecutivos.

Y la obligación es efectiva en el segundo ejercicio que superen al menos dos de los siguientes limites:

  • Activo > 2.850.000 euros.
  • Cifra de negocios > 5.700.000 euros.
  • Nº medio de empleados > 50 trabajadores.

Se pueden distinguir distintas clases de cuentas anuales:

  • Cuentas Anuales Abreviadas.
  • Cuentas Anuales Normales.
  • Cuentas Anuales PYME.
  • Cuentas Anuales Consolidadas.

Las empresas que realizan la contabilidad bajo las normas del Plan de Contabilidad de Pymes no tienen que formular el estado de flujos de efectivo, y para acogerse al Plan Pymes no debe de superar el Activo los 2.850.000€, ni la cifra de negocio los 5.700.000€, ni el numero medio de trabajadores supere los 50 empleados. Y deberá mantenerse tres ejercicios consecutivos.

Para poder formularse bajo el Plan Abreviado no debe de superar dos de estos límites:

  • Total activo no supere los 11.400.000€
  • Importe neto de la cifra anual de Negocios no supere los 22.850.000€
  • Que el numero medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.

No pueden aplicar el Plan Pyme las siguientes entidades:

  • Las Instituciones Financieras.
  • Las empresas cotizadas.
  • Las sociedades que pertenezcan a un grupo que tenga que publicar cuentas consolidadas.
  • Las entidades de seguros.

La forma de presentación de las Cuentas anuales podrá ser en papel, en soporte magnético (CD o DVD) o por vía Telemática (la mas rápida, cómoda y usada).

La falta de presentación de las cuentas anuales puede conllevar por parte del ICAC la multa por importe de 1.200€ a 60.000€ en función de la dimensión de la sociedad. Si se presentan fuera de plazo y se produce la presentación antes del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducía en un 50%.