Plan de continuidad de negocio ante la crisis sanitaria

Este artículo tiene como objetivo ser una herramienta para que las empresas fortalezcan y desarrollen sus planes de continuidad ante una pandemia como es el coronavirus (COVID-19).

El plan de continuidad de negocio es un plan operativo que implica dar el aseguramiento de que las funciones esenciales o críticas de su negocio puedan recuperarse y restaurarse. Y es muy importante, puesto que es necesario garantizar el mantenimiento y la operatividad de los servicios para la continuidad del negocio.

Cuestiones de fondo

El Plan de Continuidad de Negocio debe de identificar y cuantificar el personal y las actividades que son imprescindibles para la continuidad, así mismo, debe de contemplar las acciones y soluciones previstas en base a los recursos disponibles en la empresa.

Algunas medidas que debe de contener una planificación de continuidad de negocios, para afrontar con garantías esta situación son las siguientes:

  • Establecer equipos de tomas de decisión que evalúen los puntos fuertes y débiles de la compañía y de sus empleados para ajustar los procesos de la empresa.
  • Se debe realizar una evaluación exhaustiva de todos los riesgos de inmediato, analizando el capital humano de la compañía, las subcontrataciones, la cadena de suministro, los clientes y el sector publico.

Y de acuerdo con la evaluación de riesgos, la empresa debe responder a cuestiones relacionadas con el espacio de oficinas, los planes de producción, las adquisiciones, el suministro y la logística, la seguridad del personal y el capital financiero, así como organizar otros aspectos relevantes relacionados con los planes de emergencia y la división del trabajo.

  • Establecer un mecanismo de comunicación de información positiva para empleados, clientes y proveedores, y crear documentos de comunicación estandarizados.
  • La empresa debe establecer un sistema de vigilancia de la salud de los empleados y mantener la información personal sobre la salud de estos con total garantía de confidencialidad. Y al mismo tiempo debe garantizar la seguridad de los entornos de trabajo mediante la limpieza y desinfección de estos espacios, cumpliendo con los requisitos de gestión de la higiene de las autoridades de salud pública nacional y regional para los periodos de enfermedades infecciosas graves.
  • Centrarse en los planes de respuesta por los riesgos generados en la cadena de suministro. Las empresas deben de contar con diferentes canales de adquisición de la mercancía para no tener que detener la producción o reemprenderla en cuanto pase el periodo de cuarentena. Y a su vez deben tener en cuenta factores como el bloqueo del consumo, el correspondiente aumento de los costes financieros y la presión sobre el flujo de efectivo.
  • Después de una situación de emergencia sanitaria, las organizaciones deben trabajar estrechamente con los clientes para comprender los cambios que ha sufrido el mercado y entender el impacto de reanudar la actividad. Las empresas deben identificar y evaluar los contratos cuya ejecución pueda verse afectada y notificarlo a los clientes, para mitigar las posibles pérdidas, así como evaluar si es necesario firmar un nuevo contrato o cláusulas adicionales. Es importante generar y conservar todas las evidencias documentales para utilizarlas en posibles demandas civiles.
  • La publicación de información corporativa adecuada sobre la crisis puede mejorar la imagen pública de la empresa. Y se debe evaluar el posible impacto y la duración de la epidemia para ajustar los planes. Y a nivel de los accionistas o del consejo de administración, comunicar las medidas propuestas y los resultados de las mismas.
  • Las empresas deben de prestar especial atención al flujo de caja, para garantizar la seguridad de los fondos, de acuerdo con el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de los empleados. Y con especial relevancia a la situación del comercio internacional de importación y exportación, en particular a los cambios producidos de manera repentina o a los posibles impactos en los lugares de origen de los principales productos, lo que podría dar lugar a considerables pérdidas en la propia empresa. Para evitar estos incidentes, las empresas deben establecer diferentes escenarios que incluyan las respuestas que se llevarían a cabo en estas situaciones, como planes de emergencia para proveedores básicos, proveedores alternativos y la consideración de otros medios de transporte.

Ante un contexto de contingencias tan relevantes, es muy importante que las empresas identifiquen los sectores de la empresa que podrían verse más afectados, y a partir de ellos configurar un plan de continuidad del negocio efectivo que ayude a mantener con normalidad los tres puntos principales, que son la cadena de suministro, la operación del negocio y los factores financieros y externos.

Lo primero para hacer frente a los diferentes escenarios que tienen delante las empresas consiste en contar con un plan de continuidad del negocio, que permita comprender los riesgos principales en las operaciones y la cadena de suministro. A partir de este conocimiento, será posible destinar los equipos suficientes para atender la crisis, y luego enfocarse en el diagnóstico de la cadena de abastecimiento y la gestión de riesgos.

Como segundo, es esencial determinar si los directivos y su gobierno corporativo podrían tomar las decisiones clave con la rapidez necesaria, planeando escenarios financieros y de negocio que abarquen desde una pronta recuperación ante esta coyuntura, hasta un freno en el crecimiento o una posible recesión global.

A corto plazo, deben planearse acciones de mitigación de riesgos en operaciones y cadena de suministro, evaluando impactos en transportación terrestre, marítima y aérea. En este sentido, las organizaciones deben asegurarse de tener comunicación con sus clientes y grupos de interés principales, revisar y evaluar el impacto que tendrá la planeación y gestión del talento, y revisar impactos que podrían ir surgiendo en función del sector donde se opera.

En último lugar, es necesario dar continuidad a la construcción de una cadena global de suministro ágil y con visibilidad plena de todos sus eslabones, así como comprender y realizar una automatización digital y de procesos para mitigar las consecuencias de las posibles interrupciones, desarrollando e implementando prácticas potenciadas de gestión de riesgos.

El impacto en los estados financieros y contables.

Para afrontar el impacto en los estados financieros de la crisis del COVID-19, habría que:

  • Desglosar en las CC.AA. de 2019 como hecho posterior y cuantificación de impactos relevantes.
  • Analizar los problemas de solvencia mercantil o financiera y evaluación del principio de empresa en funcionamiento.
  • Identificar y cuantificar el impacto en los Estados financieros del deterioro de activos financieros y no financieros, así como de contratos sujetos a penalizaciones y modificaciones.
  • Analizar las provisiones a constituir ante contingencias o modificaciones de los contratos laborales, bonificaciones a empleados por desempeño.
  • Analizar y cuantificar los impactos de modificaciones en los planes de incentivos.
  • Estudiar el incumplimiento de préstamos y la reclasificación de deudas corriente y no corriente.
  • Revisión de Modelos Financieros para reflejar la modificación de escenarios y de refinanciación.
  • Desarrollo de soluciones ante el incumplimiento de la ley de sociedades de capital.
  • Desarrollo de estructuras contables en contextos de operaciones de adquisiciones y desinversiones.
  • Implicaciones por el ejercicio de opciones de compra y venta que por el entorno se prevea ejercer y su impacto en la consolidación.
  • Implicaciones de reorganizaciones empresariales y racionalización de grupos (fusiones escisiones, segregaciones).
  • Trabajos de asignación del precio pagado en combinaciones de negocio.

Para analizar el impacto contable y el valor razonable de los instrumentos financieros, habría que:

  • Dimensionar y cuantificar el impacto en los estados financieros de la crisis del COVID-19 en base a diferentes áreas.
  • Analizar el deterioro de activos financieros, de los activos adjudicados, activos tangibles, intangibles y activos fiscales.
  • Analizar la interrupción las coberturas contables.
  • Soporte en la elaboración de Cuentas Anuales y reporting.
  • Valorar los instrumentos financieros no cotizados.
  • Analizar los impactos en la jerarquía de valor razonable, en el ajuste por riesgo de incumplimiento propio, otros ajustes al valor razonable y en el reconocimiento de pérdidas y ganancias en el primer día.
Conclusión

En conclusión, las acciones más relevantes que un plan de continuidad del negocio debe tener en cuenta durante esta contingencia son el modelado de escenarios y planeación; la gestión de riesgos operativos y en la cadena de suministro; las evaluaciones de riesgos financieros, así como aumentar la resiliencia del negocio, y emprender una transformación digital que incluya la optimización de los procesos de abastecimiento.

Y en el punto de los impactos en los estados financieros y contables estamos a su disposición para desarrollarle un plan específico para cada negocio.

Francisco Javier Marmolejo Vera

Consultor fiscal-contable.