¿Qué es lo que revisa Inspección de Trabajo

¿Qué es lo que revisa principalmente la Inspección de Trabajo?

En los últimos años son muchos los cambios normativos que se han producido a nivel laboral y con ello, muchas las obligaciones que se han implantado dentro de las empresas. Por ello, la acción inspectora también amplía su círculo y, donde antes se centraba mayoritariamente en campañas sobre contratación temporal, cotizaciones y reclamaciones que muchas veces procedía del propio trabajador, en la actualidad, amplía su actuación con un doble fin: preventiva al asegurar el cumplimiento normativo mediante la vigilancia, y represiva al sancionar los incumplimientos por parte de la empresa

En este artículo, queremos exponer las principales materias donde la inspección de trabajo está centrando su actuación.

Registro de jornada. Real Decreto-Ley 8/2019 y Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores

El registro de jornada es una herramienta que permite controlar las horas efectivas de trabajo, previniendo fraudes en horarios y garantizando así, el derecho a los descansos mínimos y obligatorios establecidos en el Estatuto de los Trabajadores

Desde el 12 de mayo de 2019, es obligatorio para todas las empresas que tengan trabajadores por cuenta ajena, independientemente del tipo de contrato y de la jornada que realicen (*existen excepciones como pueden ser los altos directivos, comerciales o TRADES)

El mismo debe tener un contenido mínimo: Identificación del empleado, fecha de registro y hora de inicio y finalización. Debe realizarse a diario, ser objetivo, fiable e inalterable. Deben conservarse durante 4 años, estar disponible y ser de fácil acceso.

Los tipos de registro más comunes en España son:

Registros manuales: anotación escrita en soporte físico (hojas de registro, libros, partes de firmas o similar). Esta modalidad es común entre empresas con muy pocos trabajadores por su bajo coste de implantación y, aunque a día de hoy es un mecanismo válido, la tendencia de la ITSS es eliminar esta modalidad a 31 de diciembre de 2025
Fichaje físico:
- Tarjeta magnética: permite un fichaje rápido e inmediato, pero es un sistema susceptible de fácil suplantación
- Sistemas biométricos: huella digital, reconocimiento facial, ocular, etc. Esta modalidad de fichaje implica el tratamiento de datos personales especialmente protegidos. Por ello, actualmente su uso está prohibido por vulnerar la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales y el Reglamento 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016
Aplicaciones digitales:
- APP móvil: esta modalidad permite el fácil acceso y la inmediatez en el registro incluso en aquellos puestos que requieran movilidad. El debate sobre este medio se abre en si está permitido el uso de dispositivos personales del trabajador y el tratamiento de la geolocalización para no vulnerar el derecho a la intimidad
- Aplicaciones Web o portales del empleado: se puede acceder desde cualquier navegador web sin necesidad de instalación de software. Lo cual permite un acceso sencillo sin que suponga una gran inversión para la empresa
Instalación de software: esta modalidad es muy común en empresas que buscan cumplir con la normativa optimizando tiempos de gestión. En la actualidad, hay numerosos softwares en el mercado que garantizan un registro rápido y fiable. La desventaja de esta opción es la inversión que la empresa debe hacer al respecto

Actualmente la Inspección de trabajo está revisando este punto con visitas sin previo aviso al centro de trabajo. Por ello, nuestra recomendación es utilizar un sistema de registro digital (ya sea por aplicaciones digitales o instalación de software) que permita acceder de manera rápida cumpliendo con todos los requisitos indicados

El incumplimiento de esta obligación está calificado como Infracción grave (LISOS Art 7.5) con posibles sanciones de entre 751€ y 7.500€

Como recomendación indicar que el registro debe reflejar las horas efectivas de trabajo, por ello, siempre aconsejamos que se refleje la entrada y la salida de los descansos realizados. Esto evitará “engordar” las jornadas de trabajo ya que, de cara a la Inspección, todo lo que se encuentre dentro del registro se considerará tiempo de trabajo efectivo.

Horas extraordinarias. Artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores

En relación con el apartado anterior, en la actualidad es muy fácil detectar la realización de horas extraordinarias por parte de la Inspección ya que sólo es necesario cruzar los datos del registro de jornada, con las horas de trabajo efectivas establecidas en convenio colectivo.

La Inspección de trabajo está haciendo especial hincapié en este tema centrando su revisión en los siguientes puntos:

Comprobar que se encuentren registradas correctamente
Verificar que estén abonadas y cotizadas.
Que no se supere el máximo legal de 80 horas extras anuales (*no se tendrán en cuenta las compensadas con descansos)
Que se respete el descanso mínimo entre jornadas
Que no suponga riesgo grave e inminente para los trabajadores

La acción de la Inspección en este caso es firme, con las siguientes sanciones:

Infracción grave (Art 7.5 y 40.1. b de la LISOS): falta de registro o exceso sobre el límite establecido con sanciones económicas de 751 € a 7.500 €

Infracción muy grave (LISOS arts. 8.1 y 40.1 c): realización de horas que supongan riesgo grave e inminente para la seguridad y salud o respecto a colectivo que no pueda realizar las mismas, estableciendo multa de 7.501 € a 225.018 € en su grado más alto

Esto, además de la cotización y abono de los seguros sociales con el recargo correspondiente

De aquí la importancia de las empresas de vigilar que se está realizando un correcto registro de la jornada, ya que existen muchos casos en los que el trabajador no registra bien, por ejemplo, no registrando la salida, lo que podría considerarse como cómputo de trabajo efectivo.

Registro retributivo. Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre hombres y mujeres

Desde el 14 de abril de 2021 el Registro Retributivo es una obligación legal para todas las empresas, independientemente de su tamaño. Su finalidad es detectar y corregir posibles brechas salariales injustificadas entre personas que desempeñan trabajos de igual valor, fomentando así la transparencia salarial.

El registro debe incluir:

La media y mediana de los salarios, divididos en: salario base, complementos y percepciones extrasalariales.
Desglose por sexo y clasificación por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo.
Periodo de análisis: el año natural, renovable anualmente si no hay cambios relevantes en la estructura salarial.

Si el resultado del registro es igual o superior al 25%, la empresa tendrá que argumentar que dichas diferencias no son por razones de género

Para evitar tener que justificar brechas que no corresponden a razones de género, siempre aconsejamos realizar el informe por puestos de trabajo y no por categorías profesionales establecidas en convenio que, a su vez, es la práctica más habitual y sencilla para la empresa.

Este enfoque permitirá obtener unos resultados más objetivos, comprensibles y transparentes de cara la Inspección de trabajo

En la actualidad, los mecanismos de control más comunes por parte de la ITSS son a través de visitas al centro de trabajo. Por ello, es aconsejable que, en el momento de la solicitud, la empresa tenga disponible el registro evitando así una posible sanción.

En caso de incumplimiento podrá interponer:

Infracción grave (Art. 7.13 LISOS): no elaborar el registro retributivo o hacerlo con irregularidades con posibles sanciones de entre 751€ y 7.500€

Infracción muy grave (Art. 8.12 LISOS): por discriminación salarial con sanciones que pueden oscilar entre 7.501€ y 225.018€

Como recomendaciones indicar que, a pesar de que la auditoría retributiva sólo es obligatoria en empresas con más de 50 trabajadores (*incluido en los planes de igualdad), (esto es independiente al registro salarial que es para todas las empresas independientemente de su tamaño) recomendamos incluirla en todos los casos. Asimismo, es aconsejable justificar cualquier brecha superior al 15%, e incluir medidas correctoras en caso de identificar desigualdades retributivas.

Estas medidas no sólo fortalecen el compromiso con la igualdad, sino que permite a la empresa mostrar diligencia activa ante posibles inspecciones y poder reducir el impacto de la acción inspectora.

Planes de Igualdad. LO 3/2007, RD Ley 6/2019 y RD 901/2020

Un plan de igualdad es un conjunto ordenado de medidas adoptadas por las empresas tras la realización de un diagnóstico de situación con el objetivo de alcanzar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres eliminando así, la discriminación por razón de sexo.

Es obligatorio para todas las empresas con una plantilla igual o superior a 50 trabajadores y para todas aquellas que lo imponga el convenio colectivo de aplicación o la autoridad laboral. Debe ser público y estar registrado en el Registro de Convenios y Acuerdos Colectivos (REGCON). El procedimiento y contenido del mismo darían para un artículo independiente. Por ello, aquí nos vamos a centrar en la acción de la inspección de trabajo respecto a la materia.

Las principales funciones de la Inspección respecto a los planes de igualdad son:

Vigilar la obligación empresarial de disponer del plan cuando proceda. Este es el primer filtro y donde más fácil tiene la Inspección de trabajo detectar un incumplimiento. El mecanismo de cruce es tan sencillo como verificar el número de trabajadores que constan en Seguridad Social con los datos que constan en el REGCON

Una vez que el plan de igualdad está elaborado y publicado, la Inspección podrá analizar varios puntos poniendo especial atención en:

Políticas de Selección y contratación
Planes de formación y promoción
Registros salariales con auditoria retributiva completa y transparencia salarial (*ver recomendaciones para los registros salariales)
Protocolos de conciliación
Condiciones de trabajo
Prevención del acoso sexual
Ejecución efectiva de las medidas indicadas
Comunicaciones internas y externas de compromiso con la igualdad, etc.
Planes para el colectivo LGTBI. Ley 4/2023 de 28 de febrero y RD 1026/2024 de 8 de Octubre. Dentro del plan de igualdad es fundamental abrir un apartado donde desarrollemos el plan para el colectivo LGTBI. Plan que debe garantizar y promover el derecho a la igualdad real y efectiva del colectivo en materias como la igualdad de trato, acceso al empleo, promoción, formación, permisos, protocolos de acoso, violencia, etc. Obligatorio desde el 2 de marzo de 2024, es un punto de vital importancia y de los más perseguidos por la Inspección de trabajo. Dadas las duras sanciones impuestas en caso de incumplimiento, recomendamos desarrollar este punto de manera cuidadosa y diligente por parte de las empresas

Como hemos indicado la Inspección de Trabajo tiene una vía rápida y sencilla para detectar el primer incumplimiento: que no esté hecho. No se requiere una investigación profunda ni visitas al centro de trabajo; basta con comprobar si la empresa figura o no en el registro correspondiente.

Las sanciones que la ITSS puede poner a la empresa son innumerables dependiendo del incumplimiento:

Falta de plan de igualdad o plan inadecuado: constituye una de Falta muy grave con sanciones de 7.501€ a 225.018€ (Art. 8.17 LISOS)

Incumplimientos formales o falta de transparencia retributiva (registro salarial, auditoría, valoración de puestos): falta grave con posibles multas de 751€ a 7.500 (Art. 7.13 LISOS)

Actos discriminatorios directos o indirectos por sexo: falta de carácter muy grave con sanciones económicas desde 7.501€ a 225.018€ (Art. 8.12 y 8.13 LISOS).

Encuadramiento de socios y administradores

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 504/2022, de 27 de junio, las empresas están obligadas a comunicar a la Seguridad Social información detallada sobre las personas vinculadas a la misma, como administradores, consejeros o socios. Esta comunicación debe incluir el cargo desempeñado, el porcentaje de participación en el capital social, la existencia de retribuciones y si ostentan funciones de gerencia. En definitiva, todos estos datos que resultan esenciales para determinar correctamente el régimen de encuadramiento.

Desde el 30 de junio de 2024, y tras varias campañas de la Seguridad Social requiriendo a las empresas la comunicación de dichos datos, a día de hoy esta información está totalmente mecanizada lo que permite a la Inspección detectar de manera casi inmediata cualquier irregularidad.

El objetivo es claro:

evitar encuadramientos irregulares
Detectar la falta de altas obligatorias.
Identificar posibles prestaciones cobradas indebidamente

La ITSS es inflexible en este punto castigando duramente a las empresas que incurran en alguno de los incumplimientos:

Administrador debe estar en RETA y está en Régimen General: Infracción grave con sanciones de 3.750€ a 12.000€ (Art.40.1.e LISOS)

Si se han percibido prestaciones indebidas la infracción se calificaría con muy grave con sanciones de 7.501 a 225.018€, además de la devolución de la prestación percibida indebidamente (Art.23.1.c LISOS)

Trabajadores dados de alta en RETA cuando deben estar encuadrados en Régimen General (falsos autónomos): Infracción grave con sanciones de 3.750€ a 12.000€ (Art.40.1.e LISOS) por trabajador afectado además del ingreso de las cuotas más recargos por pagos fuera de plazo de un periodo de hasta 4 años.

Teletrabajo. Ley 10/2021 de 9 de Julio

El teletrabajo, se configura como una forma de trabajo a distancia realizada exclusivamente mediante medios informáticos, telemáticos o de telecomunicación, con carácter regular. Se considera tal cuando se preste al menos el 30% de la jornada laboral durante un periodo de tres meses (*se excluyen trabajos puntuales que no excedan el límite establecido).

Las empresas que opten por esta modalidad deben cumplir una serie de obligaciones que son objeto de verificación por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Entre ellas destacan:

Formalización por escrito del acuerdo de teletrabajo con el contenido mínimo.
Provisión de medios y herramientas para el desarrollo de la actividad no pudiendo imponer el uso de dispositivos personales del trabajador.
Compensación de gastos derivados: electricidad, conexión a internet u otros costes.

Igualdad de condiciones respecto a los trabajadores presenciales en aspectos como la retribución, formación, promoción profesional y conciliación.
Prevención de riesgos laborales garantizando la seguridad y salud del trabajador en su puesto de trabajo remoto.
Derechos digitales y protección de datos respetando los principios de intimidad, confidencialidad y desconexión digital, estableciendo protocolos claros y consensuados.

En este punto, indicar que los trabajadores que realicen parte de su jornada bajo esta modalidad, deben realizar el registro horario igualmente (*ver recomendaciones de registro de jornada)

A día de hoy, la Inspección de Trabajo no dispone de herramientas automáticas de control en esta materia. La vigilancia se efectúa mediante visitas presenciales a los centros de trabajo, campañas sectoriales o tras la interposición de denuncias individuales.

Esto no exime a las empresas de su deber de cumplimiento, dado que una infracción puede ser fácilmente detectada a través de cualquier actuación inspectora convencional. Por lo que recomendamos de disponer de dichos anexos en el centro de trabajo con fácil acceso para la Inspección

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones mencionadas puede constituir una infracción grave sancionable con multas que oscilan entre 751 y 7.500 euros por cada infracción detectada.

Conclusión

La actuación de la Inspección de Trabajo se ha intensificado, con un enfoque automatizado y digitalizado que permite detectar muchas infracciones sin necesidad de presencia física. Las empresas deben prestar atención prioritaria a las obligaciones más fácilmente fiscalizables.

No obstante, no olvidemos otras campañas importantes que la ITSS tiene abiertas tales y como:

Falsos autónomos.
Prevención de riesgos laborales y riesgo psicosocial prestando especial atención durante los meses época estival, a los riesgos para la seguridad y salud de las personas trabajadoras derivados de la exposición a temperaturas elevadas.
Revisión de dietas no cotizadas con mecanismos de cruce muy sencillos entre los modelos 190 y bases de cotización declaradas.
Canal de denuncias y protocolo contra el acoso.
Cuota de reserva del 2% de personas con discapacidad.
Uso de inteligencia artificial en los procesos de selección y RR. HH

Por todo ello y como asesores especializados en la materia, recomendamos a las empresas tener una acción proactiva y de revisión en cada uno de los puntos, debiendo ponerse en contacto con servicios profesionales que puedan realizar un análisis de la situación laboral de la empresa.