Hacer una factura correctamente no es fácil

Antes de enumerar todos los requisitos esenciales que debe llevar una factura, es necesario determinar que una factura es un documento legal que todo profesional o empresario está obligado a emitir a la hora de realizar una operación mercantil en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional.

Existen diversos tipos de facturas: completa, simplificada, rectificativa, electrónica.

Tal y como establece la Agencia Tributaria, el contenido de la factura se determina en función de si se trata de una factura simplificada o completa, veamos:

FACTURA SIMPLIFICADA:

  1. Número y, en su caso, serie.
  2. La fecha de expedición.
  3. Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
  4. I.F., nombre y apellidos, razón o denominación social del obligado a expedir factura.
  5. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
  6. Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.
  7. Contraprestación total.
  8. En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
  9. En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:
– En operaciones exentas referencia a la normativa – La mención “facturación por el destinatario” – La mención “inversión del sujeto pasivo” – La mención “Régimen especial de Agencias de viajes” – La mención “Régimen especial de bienes usados”

El Departamento de Gestión Tributaria podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de citas adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.

El Departamento de Gestión Tributaria podrá autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de facturas simplificadas que no incluyan los requisitos de las letras a), c), f), g) o i) citados anteriormente, así como, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida.

Dichas autorizaciones deberán ser objeto de la debida publicidad.

FACTURA COMPLETA:

Tanto las facturas como sus copias deberán contener los siguientes datos, sin perjuicio de que se pueda incluir cualquier otro que se considere conveniente:

  • Número y, en su caso, serie. Dentro de cada serie la numeración de las facturas deberá ser correlativa. Es obligatorio el crear series separadas para los siguientes tipos de facturas: auto facturas, facturas rectificativas, y facturas realizadas por adjudicatarios en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
  • La fecha de expedición.
  • Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones o se hayan realizado los pagos anticipados, siempre que sea una fecha distinta a la de la expedición de la factura.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del destinatario de las operaciones.
  • N.I.F. del obligado a expedir factura.
  • N.I.F. del destinatario de las operaciones en los siguientes casos: a) que el destinatario sea sujeto pasivo del IVA, b) que empresario o profesional obligado a expedir factura se encuentre establecido en el territorio de aplicación del IVA y las operaciones se entiendan realizadas en este territorio, c) que se trate de una entrega de bienes exenta destinada a otro Estado miembro de acuerdo al artículo 25 de la Ley del IVA.
  • Domicilio del obligado a expedir factura.
  • Domicilio del destinatario de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones, teniendo en cuenta los datos necesarios para poder determinar la base imponible y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja no incluido en el precio unitario.
  • Los diferentes tipos de IVA aplicados a las operaciones.
  • La cuota de IVA que se repercuta se deberá señalar por separado.

Cuando en una misma factura se documenten varias operaciones sujetas a diferentes tipos de IVA, operaciones sujetas a IVA con otras no sujetas o exentas, u operaciones en las que el sujeto pasivo sea el destinatario de las operaciones con otras en que no lo sea, se deberá especificar por separado la base imponible correspondiente a cada operación.

Existen operaciones específicas cuyas circunstancias exigen que se incluyan datos adicionales como en los siguientes casos:

  1. Operaciones exentas o no sujetas a IVA: se deberá especificar la base legal en la que se fundamenta la exención o la no sujeción.
  2. Entregas de medios de transporte nuevos: fecha de la primera puesta en servicio del medio de transporte, así como las distancias recorridas, u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
  3. Operaciones triangulares: se debe indicar que se trata de una operación triangular o en cadena, así como consignar el N.I.F. con el que se realizan las adquisiciones y entregas subsiguientes, así como también el N.I.F. del destinatario de la entrega subsiguiente.
  4. Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección: se debe indicar “régimen especial de bienes usados/objetos de arte/ antigüedades y objetos de colección”.
  5. Régimen especial de criterio de caja: se debe hacer mención “régimen especial del criterio de caja”.

Las facturas podrán expedirse tanto en papel como en soporte electrónico, en cualquier lengua, aunque la Administración Tributaria podrá exigir su traducción al castellano u otra lengua oficial de España.  Los importes contenidos en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, aunque el IVA repercutido deberá venir obligatoriamente expresado en euros.

Es muy conveniente que el empresario o profesional que elabore la factura esté cumpliendo con todos los requisitos legales exigidos, porque, en caso de que la factura carezca de alguno de ellos, se puede enfrentar a una sanción tributaria.

Sin embargo, es mucho más importante que el receptor de la factura verifique que ésta ha sido correctamente elaborada, puesto que la propia Ley del IVA en su artículo 97, establece que sólo serán deducibles las cuotas de IVA que estén debidamente documentadas.

No obstante, otro requisito que establece el Código de Comercio en su artículo 24, es la exigencia a todos los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetos a inscripción obligatoria que, en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas, harán constar el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil. Las sociedades mercantiles y demás entidades harán constar, además, su forma jurídica y, en su caso, la situación de liquidación en que se encuentren. Si mencionan el capital, deberá hacerse referencia al capital suscrito y al desembolsado.

El incumplimiento de estas obligaciones podrá ser sancionado.

Hoy en día existen muchos modelos y programas de facturación. A continuación, mostramos un modelo de factura completa:

Recuerda que la factura no solo es un documento mercantil, sino que también es tu carta de presentación, parte de la imagen de tu negocio.

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