La Audiencia Nacional se pronuncia: sí o sí al registro de horas para todos los trabajadores

Tan sólo le han hecho falta a la Audiencia Nacional tres meses para posicionarse en cuanto al registro horario de los trabajadores se refiere. En este plazo ha dictado dos sentencias, una del 4 de diciembre de 2015 y otra del 19 de febrero de 2016, en las que determina la necesidad de que las empresas establezcan un sistema de registro de la jornada diaria de la plantilla para poder comprobar el adecuado cumplimiento de los horarios pactados y así saber si se están realizando horas adicionales.

Partamos desde el principio

El Real Decreto-Ley 16/2013, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores, introdujo, entre otros aspectos relevantes, modificaciones que afectaban a los trabajadores contratados a tiempo parcial.  A partir de su publicación obliga, según queda recogido en la actual redacción del Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 12.4.c) y con el fin de dejar constancia de las horas complementarias realizadas, a que “la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias”, teniendo que conservar el empresario los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.

Aparentemente, esta medida estaba dirigida sólo a los trabajadores a tiempo parcial, en su momento no parecía extenderse al resto de empleados, pero no podemos dejar de lado que el propio Estatuto recoge esta exigencia desde siempre en su artículo 35.5 donde se establece que “a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”. Así que, si los trabajadores no hacían horas extras, no parecía obligatorio llevar ese control.

Entonces, ¿qué determinan las sentencias?

Lo que se discute ante la Audiencia Nacional es si sólo hay que fichar cuando la empresa se hacen horas extras o si, por el contrario, es pertinente en todos los casos.

Conviene subrayar que la previsión contenida en el art. 35.5 ET tiene por objeto procurar al trabajador un medio de prueba que facilite la acreditación, de otra parte siempre difícil, de la realización de horas extraordinarias, de forma que parece evidente que el registro de la jornada diaria es la herramienta para asegurar efectivamente el control de las mismas. Si no fuera así, si sólo fuera obligatorio cuando se realicen horas extraordinarias, provocaríamos un círculo vicioso: si no se controlan, no se puede saber si se hacen, y como no se hacen, no se controlan.

Según la sentencia de diciembre, los resúmenes diarios, referidos en el art. 35.5 ET , no tienen que reflejar horas extraordinarias, puesto que una jornada diaria puede prolongarse sin que se produzcan horas extraordinarias, que solo concurrirán cuando se supere, en cómputo anual, la jornada de cuarenta horas semanales, sino reflejar día a día la jornada realizada, que es el único medio para constatar si se superaron o no los límites de la jornada ordinaria.

La obligación, contenida en el art. 35.5 ET respecto de «cada trabajador» individualmente considerado, tiene además otra manifestación que se inscribe dentro de las competencias «de vigilancia» asignados a la representación legal de los trabajadores.

Si no hay obligación legal recogida en la normativa, ¿pueden exigirla?

Aunque hasta ahora no era necesario llevar a cabo dicho registro, lo cierto es que la Inspección de Trabajo ha incluido en sus Planes Integrados de Actuación para 2015 y 2016 la vigilancia del cumplimiento de esta obligación, como mecanismo de control de la realización de horas extraordinarias por los trabajadores y, por ende, de su correcta retribución y cotización.

Porque sólo a partir de la determinación de cuál es la jornada efectivamente realizada se puede discriminar qué horas tienen la consideración de ordinarias y cuáles de extraordinarias; de modo que el trabajador sepa si está o no realizando horas extraordinarias y pueda constatar también si supera o no el límite de las previstas legalmente en el año.

Por la jurisprudencia de los Tribunales en este tema entendemos que existen argumentos que permiten a la Inspección de Trabajo exigir el registro diario de la jornada, y la acreditación de la entrega del resumen correspondiente a los trabajadores, también respecto a los trabajadores a tiempo completo, no solo a los de tiempo parcial y, teniendo en cuenta que se han incluido en las actuaciones de control de la Inspección, es conveniente estar preparados para atender a dicho requerimiento; y ello a pesar de que, hasta ahora, la obligación prevista en el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores no se haya exigido.

En esta línea, hay que precisar que, aunque no se realicen horas extraordinarias, el incumplimiento de la obligación de registro, como obligación formal o documental que es, puede iniciar el procedimiento sancionador a través del artículo 7.5 de la LISOS.

¿Cómo se mecaniza?

Lo que no establece ni el artículo 35.5 del estatuto ni el RD-Ley 16/2013, de 20 de diciembre, es la forma de llevar a cabo dicho registro, y, al menos hasta ahora, no se ha elaborado un modelo de comunicación al trabajador normalizado u oficial por parte del Servicio Público de Empleo.

El registro diario de jornada, que podrá instrumentarse de múltiples maneras, constituye una herramienta de modernización de las relaciones laborales, que se generalizó en las grandes empresas en el siglo XX y ahora con las nuevas tecnologías se hace todavía más patente.

Podemos encontrar una gran variedad de sistemas del control del personal: en papel o fichas como método más arcaico, relojes de fichaje manuales y digitales, por huellas dactilares, aplicaciones desde el móvil, ordenador o tablet, o a través páginas web.

En conclusión, si su empresa no dispone de sistemas de control de presencia y horario que permitan registrar la jornada diaria de los trabajadores, deberá elaborar y gestionar un registro de la jornada diaria que cada trabajador realiza, deberá totalizar la jornada efectuada por cada trabajador en función del periodo que se toma en cuenta para el abono de las retribuciones (normalmente mensual) y, por último, deberá entregar a cada trabajador una copia de dicho resumen de horas junto con su nómina, que deberá contener al menos la siguiente información: identificación de la empresa, identificación del trabajador, identificación del horario pactado en contrato y el desempeñado cada día así como la totalización de horas efectivamente realizadas.