En España, los trabajadores del sector de la construcción tienen, solamente en determinados supuestos, las dietas abonadas en las nóminas de trabajo exentas de tributación.

Antecedentes

La exención de cotización y tributación de las dietas abonadas en nómina a los trabajadores se encuentra regulada por el RD 2064/1995 Reglamento General sobre Cotización y el RD 439/2007 Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, al considerarse un concepto de carácter extrasalarial.

En el último año, la Inspección de Trabajo al tratarse de uno de los pocos conceptos que actualmente no cotizan en seguridad Social ha puesto especial vigilancia en los importes declarados anualmente en el Impuesto sobre la Renta de las personas Físicas (Modelo 190) realizando un cruce con los datos informados en seguridad social, dedicando especial atención a aquellas cantidades informadas en trabajadores con contrato por obra o servicio.

La utilización del contrato por obra o servicio, se encuentra a la orden día en el sector de la construcción, por lo que la inspección de trabajo pone en el punto de mira a las empresas de este sector, filtrando a través de la actividad (CNAE) que consta en la base de datos de seguridad social.

En los contratos por obra o servicio determinado la obra contratada va a configurarse como el centro de trabajo, contratándose al trabajador desde el inicio para prestar servicios en ese lugar, aunque no coincida con el domicilio social/actividad de la empresa, por ello, con carácter general no cabe el abono de dietas en estos contratos, al no existir un desplazamiento que pueda encuadrarse como exento de conformidad con los requisitos fiscales y de seguridad social establecidos normativamente.

Cuestiones de fondo

¿Cuándo se consideran exentas de cotización y tributación las dietas abonadas en nómina?

Para considerarse exento el importe de dietas informado en la nómina,  tiene que compensar aquellos gastos que soporta el trabajador por comidas o alojamiento como consecuencia de llevar a cabo su trabajo fuera de su centro o lugar de trabajo habitual y fuera del domicilio de residencia.

El artículo 23.2.a del RD 2064/1995 establece los siguientes requisitos para considerarse exentos de cotización:

  • Desplazamiento del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo.
  • Desplazamiento a un municipio distinto al de su centro de trabajo y al de su residencia.
  • Abono de importes que no superen los límites y requisitos establecidos en la normativa fiscal.
¿El importe de las dietas reflejadas en convenio colectivo se encuentran exentas de cotización y tributación?

El hecho de que las dietas estén contempladas en el convenio colectivo, no implica que las cantidades abonadas a los trabajadores puedan considerarse como exentas, para ello, deberán cumplir los requisitos establecidos y existir realmente un desplazamiento.

Según la normativa fiscal (RD 439/2007), las dietas se encuentran exentas de tributación siempre que la empresa pueda acreditar la realidad del desplazamiento (su fecha, los motivos, el lugar, etc.), siempre que dicho desplazamiento no exceda de nueve meses, y siempre que las cuantías abonadas no excedan de los siguientes importes establecidos en el art. 9.a.3, 4, 5 y 6 del RD 439/2007:

Si las cantidades establecidas en el convenio colectivo exceden de los importes anteriormente indicados el exceso tributa y, en consecuencia, también cotiza a la Seguridad Social.

¿Qué problemática existe en el abono de dietas para aquellos trabajadores con contrato por obra o servicio?

La dieta, establecida en la normativa fiscal como gastos de estancia o manutención, es aquella percepción económica, cuyo fin es compensar al trabajador por los gastos que tiene que realizar (comidas, pernoctación, etc) por desempeñar su trabajo, por cuenta de la empresa y de modo temporal, fuera del centro o lugar habitual de trabajo. Requiere, por tanto, que haya existido un desplazamiento fuera del centro de trabajo y se haya producido un gasto.

El contrato temporal por obra o servicio,  tiene por objeto la realización de una obra o servicio determinado, con autonomía propia dentro de la actividad de la empresa y cuya ejecución, aunque limitada en el tiempo, es en principio de duración incierta. En este caso, se entiende que la propia «obra» es el objeto de la contratación y la causa que justifica la celebración de este tipo de contratación; determinando con ello su duración y configurando en la contratación el lugar habitual de trabajo.

De lo anteriormente expuesto, se deduce que para que se encuentren exentos los importes abonados en concepto de dietas deben cumplirse los siguientes requisitos:

  1. Que exista un desplazamiento fuera del centro habitual de trabajo.
  2. Que dicho desplazamiento suponga la necesidad de realizar la comida y/o pernocta del trabajador fuera de su domicilio habitual.

La dieta debe tener un carácter temporal ligado a la necesidad de desplazarse fuera del lugar habitual de trabajo, ello implica que si el trabajador presta sus servicios en dos o más centros de trabajo de forma continuada cada uno de esos centros será su lugar de trabajo. Si el trabajador cambia continuamente de centro de trabajo, no existe un desplazamiento temporal ni derecho a percibir la dieta exenta. De igual forma si el trabajador se desplaza por un período continuado superior a nueve meses, las dietas no se encontrarán exentas al considerarse que existe un traslado y por ello, la pérdida de vinculación con el centro habitual anterior.

Las dietas abonadas a los fijos de obra contratados en el sector de la construcción tampoco están exentas, aunque el convenio prevea su abono (por los mismos argumentos indicados anteriormente). La única excepción a esta norma, es si en algún momento el trabajador se desplaza desde el centro de trabajo donde se ubica la obra para la que fue contratado hacia otras obras (siempre que ocurra de forma ocasional y no periódica).

La Tesorería General de la Seguridad Social en la  Circular 5-016, de 10 de Mayo de 2000 ha determinado que la dieta «es una percepción económica, de naturaleza extrasalarial, que tiene por finalidad compensar al trabajador de los gastos que tiene que realizar por desempeñar su trabajo, por cuenta de la empresa y de modo temporal, fuera del centro o lugar habitual de trabajo» y añade que «el elemento consustancial del concepto de dieta es la necesidad de un desplazamiento temporal que responda a la existencia real de un gasto de manutención y estancia en establecimiento de hostelería». Es decir, es requisito necesario para que exista un gasto a compensar, que el trabajador se vea en la necesidad de realizar sus comidas o de pernoctar en un municipio distinto al del centro o lugar habitual de trabajo y del de residencia, de tal manera que las cantidades que se reciban en concepto de dietas deben responder tal concepto.

La jurisprudencia ya se ha pronunciado sobre el abono de dietas a trabajadores con contrato por obra o servicio, manifestando en sentencia del Tribunal Supremo de 14 de Diciembre de 2011, que en tanto se realiza la obra o se presta el servicio, la labor se presta en un único centro de trabajo, de modo que no existe movilidad, y por tanto no hay desplazamiento exento de cotización, ya que el centro de trabajo es aquél en el que la obra se realiza.

Aunque parece clara la prohibición de exención de los importes de dietas para los trabajadores con contrato por obra, es necesario matizar que existen pronunciamientos judiciales donde se ha reconocido la posibilidad de incluir dietas exentas de cotización y tributación.

En este sentido, la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Valencia de 6 de Febrero de 2013 establece que: «No cabe interpretar, como hace la Inspección, que todas las obras de la empresa constituyen el centro de trabajo habitual del trabajador, puesto que la vigencia del contrato se anuda a la ejecución de una obra concreta, de modo que el contrato se extingue automáticamente con la finalización de dicha obra. y la interpretación que del artículo 4 del Reglamento del IRPF mantiene la Dirección General de Tributos desde la publicación misma de la Ley 18/1991 , responde al espíritu y finalidad de la norma, con la que se pretende dar el tratamiento de «aplicación de renta» al coste que para el sujeto pasivo conlleve su decisión de vivir alejado de su centro de trabajo habitual, pero no considerar renta la «compensación» que el trabajador reciba por los desplazamientos que, por razones de trabajo, se vea obligado a hacer a centros de trabajos distintos. No se trata en definitiva de beneficiar fiscalmente a concepto retributivo alguno, sino de no gravar lo que a todas luces no es renta, porque lleva aparejado un gasto a cargo del trabajado ajeno a su voluntad…».».

La citada interpretación del TSJ de Valencia mantiene lo ya manifestado por la Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Valencia de 21 de Octubre de 2005 que determina claramente que: «… desde el punto de vista de la normativa laboral, es perfectamente posible desplazar temporalmente a un trabajador con ‘contrato de obra’ a obras distintas de las previstas en su contrato, de conformidad con lo que determina el artículo 5.1.a) del ET (…) No cabe interpretar, como hace la Inspección, que todas las obras de la empresa constituyan el centro de trabajo habitual del trabajador».

¿Cómo se deben justificar los importes incluidos en nómina en concepto de dietas?

A la hora de justificar la exención de los importes de dietas debemos remitirnos a la normativa fiscal, que establece en el artículo 9.a.3. del RD 439/2007 que basta con acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Sin embargo, la inspección de trabajo entiende que también debe justificarse que la cantidad abonada por la empresa se ha gastado en manutención o pernocta, no considerando válidas las cantidades abonadas por la empresa a tanto alzado.

Los criterios de la inspección de trabajo, sin embargo, contradicen con lo establecido en Sentencia del TS de 16 de Junio de 2017 que determina que “el carácter extrasalarial de la dieta no implica que su devengo esté siempre supeditado a la justificación del gasto”.

Actuaciones de la Inspección de trabajo

La inspección de trabajo requerirá a la mercantil inicialmente la aportación del Impuesto sobre la Renta de las personas Físicas (Modelo 190) presentados, así como copia de las nóminas de los trabajadores y de los contratos de trabajo.

A la hora de aportar la documentación, es esencial que en el contrato de trabajo se especifique correctamente el centro de trabajo del trabajador, así como que a la hora de aportar las nóminas no aparezcan importes fijos en concepto de dieta durante todos los meses o que pueda deducirse que las cantidades en realidad correspondan a ajustes a brutos o netos del trabajador.

De igual modo, el cobro de una cantidad en concepto de dietas de forma periódica a lo largo del año, incluidas vacaciones, bajas por enfermedad o pagas extras se entenderá cantidades no exentas.

En este sentido, se recomienda que las dietas se abonen por los desplazamientos realmente realizados durante el mes, siendo responsable la empresa de controlar y justificar la realidad de los desplazamientos.

También se realiza real hincapié por parte de la inspección la revisión del pago de dietas a trabajadores que por su categoría profesional (Administrativos, telefonistas…) no impliquen desplazamientos fuera de la empresa.

Si la empresa abona a los trabajadores cantidades idénticas durante un período largo de tiempo, existirá un indicio de que se trata de una falsa dieta. No obstante, si realmente ha habido un desplazamiento y éste se justifica, podrá defenderse la exención.

Normativa aplicable

Conclusión

La incorporación de dietas en las nóminas, siempre es objeto de vigilancia por parte de la inspección de trabajo, y con mayor constancia los últimos años, al tratarse de uno de los pocos conceptos que no cotizan a la Seguridad Social.

Para la justificación de los importes, se puede hacer firmar a los empleados partes de trabajo el que notifiquen el desplazamiento realizado, así como es recomendable la conservación de tickets que puede justificar realmente el gasto y el desplazamiento.

Resulta necesario aclarar, que los topes exentos de cotización y tributación son los expuestos anteriormente y regulados en el RD 439/2007 pese a que en convenio colectivo se establezcan cantidades superiores, debiendo en su caso, cotizar y tributar por el exceso.

En GM CONSULTING EMPRESARIAL S.L. ponemos a su disposición a nuestro equipo profesional para orientarle sobre cómo actuar ante la actuación de la inspección de trabajo y asesorarles sobre qué casos pueden aplicarse el concepto de dietas para considerase exentas de cotización y tributación.