La custodia de la documentación frente a una inspección de la AEAT en la construcción

La custodia de la documentación frente a una inspección de la AEAT en la construcción

El sector de la construcción, como todos otros, están expuestos a inspecciones por parte de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

Son muchas las dudas que existen con respecto a cuanto tiempo debemos guardar la documentación de nuestra empresa. También qué documentos debemos guardar o qué podemos hacer si la Administración nos solicita documentación que hemos destruido. En este artículo vamos a intentar resolver todas las dudas.

Cuestiones de fondo 

¿Durante cuánto tiempo debemos guardar la documentación de nuestra empresa en el sector de la construcción?

Tenemos que tener en cuenta varios factores para establecer cuanto tiempo tiene la Administración para pedirnos documentación.

La regla general es que el plazo de prescripción es de cuatro años a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo de pago en periodo voluntario del tributo. Por ejemplo, la última liquidación de IVA del ejercicio 2018, tiene de plazo de periodo voluntario hasta el 30 de enero de 2019, por tanto,  no prescribe hasta el 31 de enero 2023.

Una vez pasado el plazo de prescripción de cuatro años, ¿la Administración nos puede solicitar la documentación?

Sí, existen varios supuestos en los que la Administración puede solicitar documentación una vez pasados los cuatro años.

  • Bases imponibles negativas. A efectos del Impuesto sobre Sociedades, cuando una empresa cierra el ejercicio con pérdidas, se genera una base imponible negativa que puede ser compensada con los resultados positivos de ejercicios futuros.

En estos casos, aunque hayan pasado más de cuatro años, en el sector de la construcción la Administración nos podría exigir la justificación de la procedencia de la base imponible que estemos compensado o esté pendiente de compensar.

Ejemplo: nuestra empresa tiene una base imponible negativa correspondiente al ejercicio 2008 por importe 3.500 €. En el ejercicio 2018 cerramos con un resultado positivo de 5.000 € y compensamos integra la base imponible 2008.

  • Resultado 2018: 000 €
  • Base imponible negativa 2008: -3.500 €
  • Base imponible IS 2018: 500 €

La Administración podría solicitarnos que justifiquemos la procedencia de la base imponible negativa que se produjo en 2008 hasta el 31 de enero de 2023, que es cuando prescribe el Impuesto de Sociedades 2018.

También cabe destacar que la Administración podría quitarnos la base imponible negativa del 2008 (3.500 €) y hacernos tributar por este parte, pero nunca podría liquidar el Impuesto sobre Sociedades 2008 porque este si estaría prescrito.

  • Bienes de inversión. Cuando se adquiere un bien de inversión que se amortiza en varios años, también podría solicitarnos la justificación de la compra del bien de inversión pasado cuatro años.

Ejemplo: Compramos un bien de inversión en el ejercicio 2010 y lo vamos a amortizar en 10 años. En 2017 la Administración nos requiere que aportemos toda la documentación correspondiente al ejercicio 2017. Como en 2017 tenemos amortización de este bien, podría exigirnos la factura de compra de este bien de inversión.

¿Qué puedo hacer si no dispongo de la documentación requerida?

En el sector de la construcción, puede ocurrir que por circunstancias no disponemos de la documentación que nos requiere la Administración. En estos casos, aunque no tengamos la factura en concreto, pueden existir indicios de que las operaciones se han realizado. Por tanto, nos pondremos a trabajar y conseguir toda la documentación que podamos para justificar que las operaciones se hayan realizado.

Si hemos declarado a un proveedor en el nuestro modelo 347 y el proveedor, nos ha declarado a nosotros en el suyo, es un indicio de que las operaciones entre ambos se han realizado.

  • Modelo 347. Si hemos declarado a un proveedor en el nuestro modelo 347 y el proveedor, nos ha declarado a nosotros en el suyo, es un indicio de que las operaciones entre ambos se han realizado.
  • Justificantes de pago. Si hemos pagado facturas por el banco a un proveedor y además, en el concepto se indica “Pago Factura nº X”, es otro indicio de que esa operación ha existido.
  • Albaranes, pedidos, justificantes de entrega, correos electrónicos.
  • Solicitud de facturas a proveedores. Solicitar a los proveedores formalmente (burofax) copia de las facturas o listado de facturas del ejercicio o un certificado con el importe de las operaciones realizadas.

Si sufrimos un robo de documentación en nuestras instalaciones es muy importante poner denuncia en la Comisaría detallando la documentación robada y a qué años corresponde.

2019-06-13T10:04:16+00:0030/05/2019|construcción|
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