Errores formales en factura. Derecho a deducción

En el presente artículo queremos hablar sobre los requisitos formales que debe cumplir una factura, los posibles problemas que nos puede ocasionar un error formal en la misma y qué podemos hacer en el caso de incumplirlos.

Cuestiones de fondo
Requisitos formales de una factura

Toda factura y sus copias deben contener los siguientes datos:

  • Número de factura. La numeración de las facturas siempre debe ir en correlación.
  • En su caso, las series deben tener una numeración separada y debe existir una razón por la cual haya diferentes series (entre otros, establecimientos diferentes, operaciones con naturaleza diferente, facturas rectificativas…).
  • Fecha de expedición.
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa de ambas partes.
  • Número de identificación fiscal (NIF).
  • Domicilio de ambas partes.
  • Descripción de las operaciones realizadas con su importe, incluyendo precio unitario (sin incluir impuestos ni descuentos).
  • Tipos impositivos aplicados en las operaciones.
  • Desglose de la cuota de IVA.
  • Fecha de las operaciones o que se haya recibido anticipo, si fuera diferente a la fecha de expedición de la factura.
  • Si la operación está exenta, es Inversión del Sujeto Pasivo, régimen especial de bienes usados, criterio de caja o tiene un tratamiento fiscal “especial”, hay que incluir una anotación con la información de la operación correspondiente.
Requisitos formales de una factura simplificada

Una factura simplificada es la sustitución a los antiguos tickets. El contenido de las facturas simplificadas es prácticamente el mismo que el contenido de una factura habitual menos los siguientes datos:

  • No es necesario incluir el receptor.
  • Descripción con la contraprestación total, sin desglosar.
  • No es necesario desglosar la base imponible y la cuota de IVA. Menos si existen varios tipos de IVA, en ese caso, si tiene que hacerse el desglose.
¿Qué problemas nos puede ocasionar un error formal en una factura?

En el caso de una comprobación por parte de la Administración Tributaria donde nos soliciten aportar nuestras facturas soportadas, si las facturas no cumplen los requisitos formales, comentado en el punto anterior, podrían considerarse como NO DEDUCIBLES.

¿Qué podemos hacer si la Administración no nos acepta como deducible una factura por tener errores formales?

Podemos solicitar a nuestro proveedor que nos emita una factura rectificativa con los datos correctos y en la misma, se debe informar que corresponde a una rectificación de la anteriormente emitida. También, se pueden rectificar varias facturas en una única factura rectificativa siempre que se identifiquen todas las facturas que se están rectificando.

Es importante que la serie de la factura rectificativa sea diferente al resto de facturas.

Además, para tener derecho a la deducción del IVA existen otros indicios que nos pueden servir de prueba para demostrar que la operación se ha realizado, como por ejemplo, pedidos, albaranes firmados, transferencias realizadas con la descripción de la factura en el concepto, correos electrónicos intercambiados con el proveedor, haber incluido en el modelo 347 esta operación o cualquier documento que demuestre la operación.

Norma aplicable

Lidia Díaz Segura

Directora Área Fiscal. Máster en Asesoría Contable por el CEF y consultor contable con más de 15 años de experiencia asesorando a autónomos y pymes.