Validez de la firma electrónica de los contratos de trabajo

Atendiendo a la evolución de las tecnologías, se hace necesaria la adaptación por parte de los responsables de Recursos Humanos a las nuevas herramientas de trabajo más tecnológicas con el fin de automatizar procesos y reducir los tiempos de gestión. Entre ellas, se encuentra la posibilidad de incorporar la firma electrónica a los contratos de trabajo en lugar de la firma manuscrita.

La problemática de la firma manuscrita se produce cuando empresario y trabajador no se encuentran en el mismo lugar en el momento de la celebración del contrato de trabajo, debiendo las empresas plantearse la posibilidad de sustituir la firma manuscrita del trabajador por la firma digital.

El presente artículo tiene como objetivo resolver dudas sobre la validez legal de la firma electrónica, su seguridad, así como los requisitos para su implantación.

Cuestiones De Fondo
Regulación normativa

Actualmente no existe una normativa específica ni descripción en la normativa laboral sobre la validez de la firma electrónica en los contratos de trabajo, por lo que tenemos que remitirnos al Reglamento nº 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por la que se deroga la Directiva 1999/93/CE, así como a la Ley 59/2003, de firma electrónica.

En la citada Ley 59/2003 en su artículo 3 se recogen los siguientes tipos de firma electrónica:

  • Firma electrónica, que se define como el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
  • Firma electrónica avanzada, que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a los que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida(denominada firma electrónica cualificada por el Reglamento 910/2014 artículo 28), que es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Teniendo en cuenta el tipo de firma, y por los pronunciamientos de los tribunales así como por parte de la Dirección General de Empleo, hay que hacer hincapié en la firma electrónica reconocida o cualificada toda vez que garantiza la autenticidad, autoría e identidad del consentimiento prestado a través de la misma, proporcionando seguridad frente a su falsificación y protección frente a su utilización por terceros, lo que hace que resulte admisible como prueba en eventuales procedimientos judiciales.

¿Es necesario poner a disposición de los trabajadores un soporte informático para la firma?

Respecto al soporte informático, tenemos que remitirnos a la sentencia de 1 de Diciembre de 2016 de la Sala del Tribunal Supremo en relación con la entrega de las nóminas a los trabajadores en formato digital, debiendo las compañías facilitar y poner a disposición de los empleados los mecanismos necesarios para que puedan acceder a los documentos (contratos, nóminas… etc) así como para la realización de la firma electrónica en su caso.

¿Es necesario el consentimiento del trabajador para efectuar las comunicaciones telemáticas a su correo electrónico particular?

La Audiencia Nacional en Sentencia del 28 enero de 2014 estableció como abusiva la cláusula del contrato de trabajo que obliga al trabajador a proporcionar a la empresa su teléfono móvil y/o su cuenta de correo para que la compañía efectuara cualquier comunicación relativa a su relación laboral.

En este sentido, hay que aclarar que el trabajador puede proporcionar voluntariamente sus datos a la empresa de forma separada a la firma del contrato de trabajo, pudiendo cancelarlos en cualquier momento, pero las compañías no pueden imponer a los trabajadores mediante cláusula contractual la obligatoriedad de facilitar su teléfono móvil y correo electrónico particular.

¿Cómo podemos asegurarnos que la firma utilizada por el trabajador tenga las características de la firma electrónica reconocida?

La firma electrónica de ambas partes (empresa y trabajador) sería válida en el ámbito de las relaciones laborales siempre que se cumplan los protocolos de seguridad que garantizan su autenticidad.

No es válida la firma escaneada de los trabajadores en ningún caso, toda vez que es posible su manipulación lo que supondría la nulidad del contrato. Así fue resuelto en sentencia del 20/03/2017 por parte del Juzgado de lo Social nº3 de Pamplona/Iruña.

¿Cómo demostrar que un contrato firmado con firma electrónica tiene validez jurídica?

Para contestar a la pregunta, tenemos que remitirnos al Código Civil en concreto a los artículos 1258 y 1262 así como a la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico.

Es necesario justificar la voluntad contractual y el consentimiento por parte del trabajador al acto de contratación, siendo necesario:

  • que exista la voluntad o consentimiento de las partes como requisito indispensable para aportar validez a cualquier contrato en general (Art. 1261 y 1262 del Código Civil).
  • que exista un objeto o que exista un fin contractual.
  • que dicho objeto esté fundamentado en una causa lícita.

Dentro del mercado tecnológico, actualmente existen herramientas tecnológicas que ofrecen el servicio de firma electrónica avanzada, entre ellas, la firma electrónica Signaturit, que cumple los requisitos jurídicos para entenderse que la firma tiene validez jurídica.

Para ello, las citadas firmas recogen la geolocalización, la encriptación de datos biométricos y el sellado de tiempo, los cuales se unen para crear un documento probatorio que certifica técnicamente la voluntad de su emisor garantizando la autenticidad, identidad y confidencialidad de los contratantes así como la veracidad de la comunicación indicando la hora exacta del consentimiento y el contenido firmado. Por lo que la citada herramienta, realmente tiene mayor seguridad jurídica que la firma en formato papel.

Pronunciamientos de la Inspección de Trabajo

La Dirección General de Empleo se ha pronunciado sobre validez legal de la contratación on-line mediante Consulta de 20 de febrero de 2017.

El supuesto que se plantea a la Dirección General de Empleo es la incorporación de herramientas informáticas alternativas al soporte en papel, utilizando la firma manuscrita digital mediante tableta, PDA, pantalla táctil, etc.

La Dirección General de Empleo considera que la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica se aprobó con el fin de garantizar la autoría y autenticidad de un documento suscrito electrónicamente, confiriendo a esos instrumentos el mismo valor o eficacia jurídica que a la firma manuscrita estampada sobre un documento en papel, en este sentido, dispone que sólo la firma electrónica avanzada satisface el requisito jurídico de una firma del mismo modo que una firma manuscrita satisface dichos requisitos en relación con los datos en papel.

En conclusión, la Dirección General de Empleo señala que es posible suscribir contratos de trabajo mediante el uso de la firma electrónica reconocida, descartando claramente la posibilidad de suscribir el contrato de trabajo mediante la firma escaneada del trabajador, toda vez que carecería de validez legal, debiendo las compañías utilizar mecanismos totalmente seguros y no susceptibles de distorsión o manipulación para que surta efectos jurídicos.

Conclusión

La normativa laboral no regula jurídicamente la firma digital/electrónica de los contratos de trabajo, no obstante, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 59/2003 así como el pronunciamiento por parte de la Dirección General de Empleo, la firma electrónica reconocida es la única firma a la que se le da equivalencia con la firma manuscrita

La actual regulación legal del comercio electrónico posibilita la firma y celebración de contratos laborales sin contar con la presencia física de las partes, siempre que se garantice que se ha prestado efectivamente el consentimiento.

En GM CONSULTING, trabajamos mediante la firma digital, por lo que disponemos de una alta experiencia en el asesoramiento a las compañías a la hora de implantar nuevas herramientas tecnológicas que ayuden a reducir los tiempos de gestión.

Laura Vega Puertas

Directora Área Laboral