Cómo gestionar los impagos durante la crisis sanitaria

Durante cualquier crisis económica se resiente el pulmón económico-financiero de cualquier empresa, como consecuencia de la gran cantidad de impagados, que derivan en un menor volumen de ingresos. Esto, a su vez, genera la imposibilidad de que la compañía afectada pueda hacer frente a las deudas que tiene contraídas con entidades financieras, trabajadores, acreedores, proveedores e incluso con la Administración Pública.

Todo ello deriva, en una mayoría de casos en que las empresas se vean inmersas en numerosos procesos judiciales, elevándose de este modo su curva de créditos litigiosos e, incluso, se encuentren ante la necesidad de despedir al personal y/o, en el más dramático de los casos, se vean abocadas a declararse en concurso de acreedores.

Por ello, incluso más importante que detectar la magnitud de los impagos de cada compañía, es centrarse en buscar soluciones para combatirlos. Anticiparse a los acontecimientos es siempre un arma valiosa para cualquier negocio.

En el presente artículo desgranamos algunas de las fórmulas para detectar el tipo de morosidad que afecta a la empresa, los impagos potenciales, así como los mecanismos para prevenir que un impagado termine judicializado o, en caso de no poder evitar esto último, tener una base probatoria vertebrada para que la reclamación sea exitosa.

Cuestiones de fondo
¿Qué se considera como deuda?

Este término hace referencia a cualquier obligación en numerario pendiente de cumplimiento. Es decir, es una obligación entre dos o más, personas o entidades, por la cual una de ellas debe, de manera mancomunada o solidaria, una cantidad de dinero (parte deudora) a otra/s (parte acreedora). La deuda, por tanto, genera un derecho de crédito a la persona a quién se le debe.

La deuda puede estar recogida en documento privado (contrato privado entre las partes) o en documento público (ante fedatario público). En ambos casos, la deuda gozará de protección legal. Pero, también puede ser que, en ocasiones, no conste recogida por escrito, sino que sea producto de un acuerdo verbal, ya que, por la naturaleza del servicio que trae causa de la misma, es posible que muchas veces no sea obligatorio documentarla, o no resulte operativo. En este caso es fundamental encontrar un mecanismo para que el deudor reconozca la deuda.

¿Cuándo puedo exigir una deuda?

La ley habla de que las deudas son exigibles desde el mismo momento en que se considera que no están sujetas a ninguna condición, siendo además líquidas (es decir, son cuantificables) y estando vencidas (es decir, ha transcurrido el plazo concedido por el acreedor para su pago por el deudor).

¿A qué clases de deudas-créditos puede tener que enfrentarse una empresa?
  1. Deudas de morosos que no quieren pagar.
  2. Deudas de morosos que quieren pagar pero no pueden pagar.
  3. Deudas de deudores incompetentes que pueden hacer frente a su deuda pero no tienen claro lo que deben pagar.
  4. Deudas de clientes que pueden pagar pero no quieren porque piensan que no existe la deuda.
  5. Deudas de deudores eventuales que pueden pagar pero no lo hacen porque existe un litigo con el acreedor.
  6. Deudas de clientes que solicitan la prestación de un servicio cuando, en realidad, saben de antemano que no van a poder afrontar el coste del servicio. (ej. la compañía tiene un resultado negativo en las cuentas anuales presentadas en ejercicios anteriores). En este último caso, además de reclamar la deuda directamente a través de un procedimiento de recobro, la parte acreedora se puede plantear, tranquilamente, iniciar acciones contra la deudora por un posible delito de estafa e, incluso, derivar responsabilidad a los Administradores de la compañía.
¿Cuáles son los mecanismos para atacar a los deudores fraudulentos?

Hoy en día, una práctica frecuente para el pago de los servicios en el tráfico mercantil es la emisión de pagarés. Aunque, generalmente, es posible que recibas este instrumento de manos de empresas o personas de cierta confianza, es posible que el pagará sea falso. Por ello es muy importante revisar la forma y el contenido del pagaré, que no tenga tachones ni borrones, comprobar los datos del emisor con algún documento de identificación, comprobar si contiene firmas en el reverso, ya que si cuenta con avalistas existen mayor viabilidad de ser cobrado, hacer constar que se emite “a la orden”, para poder judicializarlo en caso de no poder cobrarlo, etc.

Otro tipo de deudores que podríamos considerar fraudulentos son aquéllos que no pagan y que, cuando te diriges contra ellos en vía judicial, no disponen de ningún bien con el que hacer frente a la deuda, es decir, no disponen de bienes susceptibles de embargo. Cuando nos encontramos ante cantidades de dinero adeudado importantes, esto es fundamental para asegurar el cobro de la deuda. La ausencia de bienes del deudor puede ser debida a que los haya vendido a un tercero, precisamente, para defraudar o crear la apariencia de insolvencia, o bien, puede ser que se declare en concurso de acreedores voluntario, precisamente para evitar que ese crédito menor tenga preferencia a la hora de ser cobrado.

En definitiva, existe una amplia casuística que debemos contemplar y estudiar para no encontrarnos con sorpresas.

¿Qué fórmulas existen para el cobro de una deuda?

En primer lugar, es importante tener en cuenta una serie de actuaciones, para detectar e intentar cortar el problema de la morosidad de raíz. En nuestro caso, siempre recomendamos un buen acuerdo (negociación extrajudicial), antes que la judicialización de la deuda, es decir, intentamos agotar todas las posibilidades para lograr el cobro de manera amistosa, incluso aunque ello conlleve, en algún caso y según la concreta situación del cliente, realizar una quita. Para ello es conveniente realizar los siguientes pasos:

  • Lograr un reconocimiento de la deuda por el deudor. Si tiene una hoja de encargo firmada o existe un contrato privado o público es más fácil, pero no siempre va a existir, por lo que es importante lograr un reconocimiento explicito, siempre por escrito, de que mantiene una deuda con nosotros (por ejemplo, un documento de reconocimiento de deuda).
  • Concretar la cantidad adeudada. En caso de discrepancias, es preferible perder “algo”, pero llegar a un acuerdo que sea beneficioso para ambas partes y que sea viable.
  • Fijar una fecha para el pago. No basta con que exista el reconocimiento de la deuda, sino que es importante marcar unos plazos. En caso de que la situación del deudor no sea buena, por ejemplo, se puede proponer un fraccionamiento de la deuda y marcar fechas de pago, siempre con un calendario viable. En ningún caso aconsejamos dejar este cabo suelto, porque volveríamos al punto de partida pasado un tiempo. Y el objetivo es tener un “cash-flow” lo más saneado posible.

En segundo lugar, una vez llevado esto a cabo, y si aún así no es posible alcanzar un acuerdo, procederemos a la interposición de un procedimiento monitorio ante la jurisdicción civil, el cual supone mínimo coste y al ser un procedimiento especial y urgente, suele dar respuestas eficaces y a corto plazo, pues muchos deudores, si bien es posible que tras una negociación sigan sin pagar, sin embargo, en cuanto reciben la demanda monitoria, pagan en el plazo de los 20 días que el Juzgado les concede para el pago. Si tampoco en dicho plazo paga, se debe acudir a un procedimiento judicial más complejo y largo, que pasa por el embargo de bienes del deudor con los que va a responder del pago de la deuda. Pero si se trata de pequeñas deudas, evidentemente esta fórmula no nos va a compensar.

En última instancia, y si nos encontrásemos ante un supuesto fraudulento, como que el cliente hubiese contratado nuestros servicios con mala fe, sabiendo que no iba a poder hacer frente al pago de los mismos, existe otra fórmula legal que es el ejercicio de la acción penal por un posible delito de estafa, e incluso, como anteriormente apuntaba, se pueden pedir responsabilidades al órgano de Administración de la compañía, por mala gestión de las operaciones que ha llevado a cabo y por el perjuicio ocasionado a la parte acreedora.

¿Cómo prevenir o intentar aliviar que se dé una situación de impago en la empresa?
  • Informarse acerca de la situación económica de nuevos clientes. Es interesante recabar un informe de la empresa, en caso de ser persona jurídica, en el Registro Mercantil, para ver cuánto tiempo lleva constituida, si presenta cuentas anuales, etc.
  • Tener especial precaución a la hora de llevar a cabo ciertas operaciones de importancia y que entrañen un riesgo importante.
  • Firmar un contrato con la parte que se va a convertir en deudora, fijando las condiciones de la operación, fechas de pago de las facturas, y consecuencias o posibles penalidades (intereses de demora), en caso de que llegue el vencimiento y no se atienda el pago.
  • Solicitar siempre provisiones de fondos antes de empezar con el objeto del encargo.
  • Formar al equipo para que pueda detectar impagos fraudulentos rápidamente.
  • Organizar las deudas en un listado de morosos y crear un departamento específico de impagos para que se encargue de dar seguimiento y llamar solicitando el cobro con cierta regularidad. En la mayoría de las ocasiones esta suele ser la mejor opción para conseguir el cobro de la deuda.
  • Contratar un seguro de crédito con el que protegerte de ciertas situaciones de impago.
  • No dejar prescribir las deudas.
¿Cuáles son los plazos para reclamar las deudas?

Las acciones personales están sujetas a plazos de prescripción. Lo que significa que, si dejamos transcurrir el plazo legal establecido para su reclamación, habremos perdido el derecho a reclamarla ante los Tribunales.

Por ello es fundamental realizar un seguimiento de todo el panorama de impagos o de posibles impagos de la empresa a tiempo, para efectuar reclamaciones extrajudiciales de las mismas, siempre por escrito y de manera que se pueda acreditar ante un Juzgado, pues, con dicha reclamación extrajudicial, se interrumpe el plazo de prescripción.

El plazo de prescripción de las acciones personales, o las deudas que no tengan un plazo concreto de prescripción legal, es de 5 años. Una vez transcurrido ese plazo, no se podrá reclamar, o se podrá reclamar pero si el deudor alegase prescripción, decaería la acción. Por ello, es recomendable una reclamación extrajudicial (o varias), vía email, burofax, etc, para poner a cero el plazo de prescripción.

El plazo de prescripción de las deudas que se generen como consecuencia de la prestación de servicios profesionales, tales como de asesoría, abogacía, notaría, etc., tienen un plazo de prescripción de 3 años, al igual que aquéllas que devenguen una retribución periódica. Y sucede lo mismo que en el supuesto anterior, si no ha mediado reclamación previa desde el momento en que la deuda sea exigible y hasta los 3 años posteriores, se perdería el derecho a cobrarla.

¿Qué no debo hacer si quiero lograr el cobro de la deuda, sin tener que interponer acciones judiciales?
  • No llevar a cabo una negociación muy agresiva y tampoco demasiado blanda. Es necesario fijar fortaleza y marcarse unos tiempos para el cobro, así como de igual importancia es el hecho de llevar a cabo la negociación directamente, buscando una solución realista y no basada en falsas promesas.
  • No mezclar amistad con morosidad: esta es una relación peligrosa, pues muchas veces por la propia confianza que dicha relación ha generado en ambas partes, no se lleva el control de los pagos o se hacen demasiadas concesiones que pueden llevar a que alguno de los pagos se pierda por el camino.
  • No herir la autoestima del deudor, ni amenazarle, pues no deja de ser un cliente y, por regla general, el objetivo, además de que pague, es que siga siendo cliente.
Conclusión

Es importante tener muy claro cuál es el estado de morosos de la empresa, ya que te va a servir para poder entender el ajuste anual por inflación. Este concepto es el que te va a ayudar a calcular el resultado fiscal, que es el indicador principal de una empresa para conocer su estado anual y poder sanearlo a tiempo.

De igual modo es importante no dejar que el lapso del tiempo nos haga perder dinero porque hayan prescrito los plazos legales para cobrar las deudas. Para ello es necesaria una acción tendente a reclamar, cada cierto tiempo, cobrando especial importancia la negociación extrajudicial, por encima de la reclamación judicial, que supone incrementar los gastos y es más costosa en el tiempo.

En GM Consulting, contamos con un amplio equipo de profesionales especializados en el ámbito del derecho Civil y Mercantil, y de obligaciones y contratos, con una amplia experiencia en la reclamación de impagados, tanto desde la vía extrajudicial como en vía contenciosa, por lo que si te encuentras en una situación preocupante en materia de morosidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para recibir un asesoramiento a tu medida.

Fanny Urquizu Meseguer

Licenciada en Derecho y Abogada colegiada. Me avalan 10 años de experiencia en el ejercicio de la Abogacía, especialmente, en materia civil, mercantil y penal económico y de la empresa. Asesora legal, con especialización en bancario y financiero, mercantil y societario.