Requisitos y validez de la firma digital, electrónica, digitalizada y otras

En los tiempos que corren, es decir, la era de la digitalización, y, en especial dentro del tráfico mercantil, cada vez es más frecuente firmar digitalmente cualquier documento. Y ello por la sencillez administrativa, la seguridad jurídica que ofrece, la facilidad en cuanto a la relación con clientes, entre otras ventajas, hacen que la firma a distancia sea utilizada para subscribir una multitud de documentos.

Pero, dado lo novedoso de esta forma de operar, lo primero que nos preguntamos es si los documentos firmados digitalmente tienen la misma validez que la tradicional firma manuscrita.

Cuando hablamos de la firma digital, es frecuente que se confunda con la firma electrónica, e incluso, con la firma digitalizada. Pero es importante tener claro que cada una de ellas tiene un tratamiento diferente, si bien, a efectos legales, son todas válidas.

En el presente artículo desarrollaremos la diferencia entre los tres tipos de firmas, así como los requisitos y matices para su eficacia en las operaciones del tráfico mercantil, o cualesquiera otros trámites del día a día.

Cuestiones de fondo
¿Qué es la firma electrónica?

Es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.

La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.

Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

¿Cuáles son los requisitos para que sea válida la firma electrónica?
  • Prueba de identidad del firmante: que se capaz de identificarle de manera inequívoca, y minimizando el hecho de que pueda existir suplantación.
  • Garantizar la integridad del documento: para que el documento no pueda ser alterado una vez firmado. Para ello existen diferentes mecanismos, como pueden ser: elevar el documento a público, almacenar el documento en un servidor seguro, utilizar un “hash” o bloque de datos que va a contenerlo en todos los ordenadores en los que el documento se haya replicado.
  • Garantizar el no repudio desde el origen.
  • Contar con la participación de un tercero de confianza.
  • Debe estar basada en un certificado electrónico reconocido.
  • Debe ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.
¿Qué se considera como documento electrónico?

Es la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

¿Qué tipos de documentos pueden ser soporte de documento electrónico?
  • Los documentos públicos, por estar firmados electrónicamente por funcionarios que tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial notarial o administrativa, siempre que actúen en el ámbito de sus competencias con los requisitos exigidos por la ley en cada caso.
  • Los documentos expedidos y firmados electrónicamente por funcionarios o empleados públicos en el ejercicio de sus funciones públicas, conforme a su legislación específica.
  • Los documentos privados.
¿Qué efecto jurídico tienen los documentos electrónicos?

Los documentos electrónicos públicos, administrativos y privados, tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulta aplicable.

La prueba de los documentos electrónicos privados en los que se hubiese utilizado un servicio de confianza no cualificado se rige por lo dispuesto en el art. 326.3 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, según el cual, la parte que impugne la autenticidad del documento en cuestión  podrá pedir el cotejo pericial o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto. Si el servicio fuese cualificado se estará a lo previsto en el apartado 4 del mismo precepto, es decir, existe una presunción de que el documento en cuestión reúne la característica de confianza y que el servicio de confianza se ha prestado correctamente si figuraba, en el momento relevante a los efectos de la discrepancia, en la lista de prestadores y servicios cualificados. Si a pesar de ello se impugnare el documento, la carga de la prueba corresponde a quien haya presentado la impugnación.

¿Qué otros tipos de firmas electrónica existen?
  • Firma electrónica simple o básica: carece de solidez jurídica, por lo que cualquiera podría suplantar datos con facilidad.
  • Firma electrónica digital cualificada: para hacer uso de este sistema se requiere un certificado expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y de un dispositivo de creación de firma cualificado. Es la que se utiliza para realizar todo tipo de gestiones ante los organismos públicos.
  • Firma digital avanzada: es aquella que emplea factores biométricos como la voz, el reconocimiento facial, la huella digital, etc. 
  • DNI electrónico.
  • Clave PIN: sirve para realizar trámites por Internet con una validez limitada en el tiempo y que se puede renovar cada vez que necesitemos. Este sistema de identificación electrónica está basado en el uso de un código elegido por el usuario y un PIN comunicado al teléfono.
¿Qué certificados son reconocidos como válidos?

Son certificados reconocidos los certificados electrónicos expedidos por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten.

Los certificados reconocidos deben incluir como mínimo los siguientes datos:

  • La indicación de que se expiden como tales.
  • El código identificativo único del certificado.
  • La identificación del prestador de servicios de certificación que expide el certificado y su domicilio.
  • La firma electrónica avanzada del prestador de servicios de certificación que expide el certificado.
  • La identificación del firmante, en el supuesto de personas físicas, por su nombre y apellidos y su número de documento nacional de identidad o a través de un seudónimo que conste como tal de manera inequívoca y, en el supuesto de personas jurídicas, por su denominación o razón social y su código de identificación fiscal.
  • Los datos de verificación de firma que correspondan a los datos de creación de firma que se encuentren bajo el control del firmante.
  • El comienzo y el fin del periodo de validez del certificado.
  • Los límites de uso del certificado, si se establecen.
  • Los límites del valor de las transacciones para las que se puede utilizar el certificado, si se establecen.
¿Los certificados electrónicos españoles tienen eficacia a nivel europeo?

Los certificados electrónicos que los prestadores de servicios de certificación establecidos en un Estado que no sea miembro del Espacio Económico Europeo expidan al público como certificados reconocidos de acuerdo con la legislación aplicable en dicho Estado se considerarán equivalentes a los expedidos por los establecidos en España, siempre que se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

  • Que el prestador de servicios de certificación reúna los requisitos establecidos en la normativa comunitaria sobre firma electrónica para la expedición de certificados reconocidos y haya sido certificado conforme a un sistema voluntario de certificación establecido en un Estado miembro del Espacio Económico Europeo.
  • Que el certificado esté garantizado por un prestador de servicios de certificación establecido en el Espacio Económico Europeo que cumpla los requisitos establecidos en la normativa comunitaria sobre firma electrónica para la expedición de certificados reconocidos.
  • Que el certificado o el prestador de servicios de certificados estén reconocidos en virtud de un acuerdo bilateral o multilateral entre la Comunidad Europea y terceros países u organizaciones internacionales.
¿En qué consiste la firma digital?

Es aquella firma que consiste en aplicar un cifrado matemático o criptográficos al contenido de un documento que asegura su autenticidad, pudiendo saberse exactamente si una firma es de una persona específica. Esta firma emplea una clave pública y otra privada para autenticar la firma.

Esta firma no tiene naturaleza jurídica, puesto que su objetivo no es dar fe de un acto de voluntad por parte del firmante, sino tan sólo encriptar los datos de un documento en concreto para darle mayor seguridad, pero es posible verificar la identidad del firmante, saber cuándo se ha producido una alteración en el documento y proteger la información que contiene.

¿Qué es la firma digitalizada?

Es la conversión  del trazo de una firma en una imagen. Cuando se dice que una firma ha sido digitalizada, simplemente es porque la firma de alguien se ha convertido en imagen, bien porque se ha escaneado, o por medio del algún digitalizador como, por ejemplo, una tablet.  

Es la que menos garantía ofrece, si bien es cierto que puede llevarse a cabo un peritaje grafológico para determinar que es auténtica.

Conclusión

La firma digital  ofrece seguridad jurídica, pues tiene la garantía de validez legal, sobre aquellos documentos, ya sean públicos o privados, que se firman digitalmente.

También ofrece un mayor control, pues los documentos firmados pueden estar centralizados en una base de datos o plataforma (nube), para que quien los necesite puedan acceder a ellos de manera más rápida, al no tener que localizarlos entre montañas de papel. Además, de ello, se optimiza mucho espacio, al estar digitalizados los documentos en lugar de impresos en papel.

También es interesante porque este tipo de firma se puede realizar desde cualquier lugar, ahorrando tiempo en desplazamientos. En situaciones como la que estamos viviendo en España actualmente, con una situación del COVID-19, y de restricción de movilidad, es especialmente interesante, además de una solución óptima para evitar riesgos.

Y todos estos beneficios suelen traducirse en mayor satisfacción para el cliente que, a su vez, repercute de forma positiva en tu empresa.

Es muy interesante, por otro lado, que toda persona física y, por supuesto, la jurídica, tenga su propio certificado electrónico para poder realizar todo tipo de trámites y gestiones ante los distintos organismos públicos, sin necesidad de moverse de casa. 

Desde GM Consulting, expertos en Derecho de obligaciones y contratos y en Derecho Mercantil, contamos con un servicio de gestión de emisión de certificados electrónicos, por lo que te ofrecemos la tramitación de tu certificado, además del asesoramiento especializado para verificar que cualquier operación realizada a través de la firma electrónica tiene validez jurídica, así como respecto a las posibles dificultades derivadas de una operación en el tráfico mercantil celebrada electrónicamente.

Fanny Urquizu Meseguer

Licenciada en Derecho y Abogada colegiada. Me avalan 10 años de experiencia en el ejercicio de la Abogacía, especialmente, en materia civil, mercantil y penal económico y de la empresa. Asesora legal, con especialización en bancario y financiero, mercantil y societario.